Last updated: 18 March 2026
Privacy Notice on the Processing of Personal Data pursuant to Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 (GDPR). Data subjects: customers, prospective customers, users who complete contact or enquiry forms, as well as any other travellers whose data are provided by the customer for the planning of the same trip.
This notice describes the ways in which Camelia Travel, represented by Michael McDonald, processes the personal data of customers and prospective customers in relation to: (i) the use of the website and contact/enquiry forms; (ii) the Welcome Consultation; (iii) the preparation of proposals, contracts and itinerary materials; (iv) the provision of online consultancy services for the bespoke design and planning of trips; (v) any remote support during the trip.
Camelia Travel, represented by Michael McDonald, operates exclusively as a travel planning consultant. It does not make bookings or payments on behalf of the customer and does not act as a travel agency or tour operator. Bookings are made directly by the customer with third-party suppliers.
Your personal data will be processed by Camelia Travel, represented by Michael McDonald, with registered office in Italy, VAT no. 04987970755, e-mail: dream@cameliatravel.com, certified e-mail (PEC): michaelmcdonald@pec.it, acting as data controller (hereinafter also the "Controller"), in full compliance with: (i) Regulation (EU) 2016/679 (hereinafter, the "GDPR"); (ii) Legislative Decree No. 196/2003, as last amended by Legislative Decree No. 101/2018 ("Privacy Code"); and (iii) the measures issued by the Italian Data Protection Authority (hereinafter jointly, the "Privacy Legislation"). Such processing will also be based on the principles of fairness, lawfulness, transparency and protection of your confidentiality and your rights.
Unless otherwise communicated, no Data Protection Officer (DPO) has been appointed.
Article 4(1) GDPR provides that "Personal Data" means any information relating to an identified or identifiable natural person: the Data Subject. Article 9 GDPR provides that "Special Categories of Personal Data" means any information revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, as well as genetic data, biometric data, data concerning health or data concerning a person's sex life or sexual orientation. "Processing" means any operation or set of operations performed on Personal Data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organisation, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination, alignment or combination, restriction, erasure or destruction (Article 4(2) GDPR).
Camelia Travel may process the following categories of personal data, within the limits of what is necessary for the purposes set out below:
As a rule, the data are collected directly from the data subject through contact forms, information forms, e-mail, video calls, instant messaging, DocuSign, as well as during the performance of the service. In some cases, the data may be provided by the customer in relation to other travellers, companions or minors included in the same travel project. In such cases, the customer guarantees that they are authorised to communicate such data and that they have provided the relevant data subjects with the necessary privacy information.
| Purpose | Legal Basis | Retention |
|---|---|---|
| Managing contact requests, bookings for the Welcome Consultation, preliminary exchanges, collection of the brief and assessment of the travel project. | Article 6(1)(b) GDPR (pre-contractual measures taken at the request of the data subject) | Up to 24 months from the last contact, unless further retention is necessary for protection purposes. |
| Preparing the Proposal, the Contract, documentation via DocuSign, designing the itinerary, sending materials, managing calls, messages and remote support during the trip within the contractual limits. | Article 6(1)(b) GDPR (performance of a contract) | For the duration of the relationship and, thereafter, within the time limits required for legal obligations and defence purposes. |
| Managing receipts, payment verification, invoicing, administrative, accounting and tax obligations. | Article 6(1)(c) GDPR (legal obligation) | For the period required under civil, tax and accounting law, generally up to 10 years. |
| Protection of the Controller's rights, prevention of misuse, handling complaints, disputes and litigation. | Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest) | For the time necessary to manage the dispute and until the relevant limitation periods expire. |
| Personalising travel suggestions and recommendations on the basis of special categories of data relating to health, accessibility, allergies or dietary restrictions, if voluntarily provided. | Article 9(2)(a) GDPR (explicit consent) and Article 6(1)(b) GDPR for the performance of the requested service | Until the end of the trip and for the period strictly necessary to conclude the service, unless further retention is required by law or for the establishment, exercise or defence of legal claims. |
| Sending promotional communications or newsletters, where activated, or promoting similar services within the scope of so-called "soft spam". | Consent under Article 6(1)(a) GDPR; for soft spam, Article 130(4) of the Privacy Code and the Controller's legitimate interest | Until consent is withdrawn or an objection is made, and in any event no longer than 24 months from the last promotional interaction, unless different statutory periods apply. |
Providing the data marked as necessary for the pre-contractual or contractual phase is essential in order to assess the request, prepare the proposal, conclude the contract and provide the service. Any refusal to provide such data may make it impossible to begin or properly perform the consultancy service. The provision of special categories of data relating to health, mobility, allergies, dietary restrictions or other accessibility requirements is optional; however, failure to provide such data may limit the ability to personalise travel recommendations.
In accordance with Article 5 GDPR, the Personal Data processed are:
Personal Data will be processed by the Controller using automated, electronic, IT or telematic tools, as well as non-automated means, including paper records. Specific security measures are observed in order to prevent data loss, unlawful or improper use, and unauthorised access. No automated decision-making processes pursuant to Article 22 GDPR will be used.
Personal data may be disclosed, within the scope of their respective duties and only where necessary, to:
The updated list of appointed data processors may be requested from the Controller.
Camelia Travel may include in itinerary materials booking links, promotional codes or referral/affiliate identifiers. Such tools may allow the supplier or external platform to attribute the visit or booking to Camelia Travel by means of non-personal tokens. Camelia Travel does not enter customer data on suppliers' websites, does not view payment data entered on such websites and does not complete bookings on behalf of the customer. Where the customer accesses third-party suppliers' websites or platforms and makes bookings there, the relevant data processing is governed by the privacy policy of the individual supplier, acting as an independent data controller.
For the provision of services, Camelia Travel may use technological suppliers and third-party platforms such as e-mail and cloud services, videoconferencing applications, messaging systems, DocuSign and PayPal. Some of these suppliers may process data outside the European Economic Area. In such cases, the transfer takes place in compliance with the GDPR, on the basis of adequacy decisions of the European Commission or by means of other appropriate safeguards, including standard contractual clauses where necessary.
Personal Data are retained for the time strictly necessary to achieve the purposes for which they were collected and processed, on the basis of the purposes set out in section 4 of this notice. As a general principle, Personal Data will be retained for the period necessary for the performance of the contract.
It is nevertheless understood that, once the contractual (or pre-contractual) relationship with Camelia Travel has ended, the Controller may still be obliged and/or entitled to retain the Personal Data, in whole or in part, for compliance with legal obligations — in particular tax obligations — and for the possible establishment and/or defence, including in judicial proceedings, of Camelia Travel's rights.
As Data Subjects, identified or identifiable natural persons to whom the processed data relate may exercise the rights recognised by the Privacy Legislation and, in particular:
The Data Controller is required to:
To exercise their rights or request clarification regarding the processing of personal data, the Data Subject may write to dream@cameliatravel.com or use the contact form available on the website: https://www.cameliatravel.com/contact.
Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento generale (UE) 2016/679 (GDPR). Soggetti interessati: clienti, potenziali clienti, utenti che compilano moduli di contatto o richiesta, nonché eventuali altri viaggiatori i cui dati siano comunicati dal cliente per la pianificazione del medesimo viaggio.
La presente informativa descrive le modalità con cui Camelia Travel in persona di Michael McDonald tratta i dati personali dei clienti e potenziali clienti nell'ambito: (i) dell'utilizzo del sito web e dei moduli di contatto/richiesta; (ii) della Welcome Consultation; (iii) della predisposizione di proposte, contratti e materiali di itinerario; (iv) dell'erogazione dei servizi di consulenza online per la progettazione e pianificazione personalizzata di viaggi; (v) dell'eventuale supporto remoto durante il viaggio.
Camelia Travel in persona di Michael McDonald opera esclusivamente come consulente travel planner. Non effettua prenotazioni o pagamenti per conto del cliente e non agisce come agenzia di viaggi o tour operator. Le prenotazioni sono effettuate direttamente dal cliente presso i fornitori terzi.
I Suoi dati personali saranno trattati da Camelia Travel in persona di Michael McDonald, con sede in Italia, P. IVA 04987970755, e-mail: dream@cameliatravel.com, PEC: michaelmcdonald@pec.it, titolare del trattamento (di seguito, anche il "Titolare"), nel pieno rispetto delle disposizioni dettate (i) dal Regolamento UE 2016/679 (di seguito, il "GDPR"), (ii) dal D. Lgs. N. 196/2003, come da ultimo modificato dal D. Lgs. N. 101/2018 ("Codice Privacy") e (iii) dai provvedimenti dell'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (di seguito, congiuntamente, la "Normativa Privacy"); tale trattamento sarà altresì improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.
Salvo diversa comunicazione, non è stato nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD).
L'art. 4, n. 1 del GDPR prevede che per "Dato Personale" debba intendersi qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile: l'Interessato. L'art. 9 del GDPR prevede che per "Categorie Particolari di Dati Personali" debba intendersi qualsiasi informazione che riveli l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona. "Trattamento" è qualunque operazione o complesso di operazioni effettuate con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a Dati Personali (art. 4, n. 2 del GDPR).
Camelia Travel può trattare le seguenti categorie di dati personali, nei limiti di quanto necessario rispetto alle finalità indicate più avanti:
I dati sono di regola raccolti direttamente presso l'interessato tramite modulo contatti, form informativi, e-mail, videochiamate, messaggistica istantanea, DocuSign, nonché nel corso dell'esecuzione del servizio. In alcuni casi i dati possono essere forniti dal cliente con riferimento ad altri viaggiatori, accompagnatori o minori inclusi nel medesimo progetto di viaggio. In tale ipotesi, il cliente garantisce di essere autorizzato a comunicare tali dati e di avere fornito agli interessati le informazioni privacy necessarie.
| Finalità | Base Giuridica | Conservazione |
|---|---|---|
| Gestire richieste di contatto, prenotazioni della Welcome Consultation, scambi preliminari, raccolta brief e valutazione del progetto di viaggio. | Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (misure precontrattuali richieste dall'interessato) | Fino a 24 mesi dall'ultimo contatto, salvo ulteriore necessità di tutela. |
| Predisporre la Proposta, il Contratto, la documentazione tramite DocuSign, progettare l'itinerario, inviare materiali, gestire call, messaggi e supporto remoto durante il viaggio nei limiti contrattuali. | Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (esecuzione del contratto) | Per la durata del rapporto e, successivamente, nei termini indicati per obblighi di legge e difesa. |
| Gestire incassi, verifiche di pagamento, fatturazione, adempimenti amministrativi, contabili e fiscali. | Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR (obbligo legale) | Per il tempo previsto dalla normativa civile, fiscale e contabile, di regola fino a 10 anni. |
| Tutela dei diritti del Titolare, prevenzione abusi, gestione reclami, contestazioni e contenzioso. | Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (legittimo interesse) | Per il tempo necessario alla gestione della controversia e fino alla prescrizione dei diritti. |
| Personalizzare suggerimenti e raccomandazioni di viaggio sulla base di dati particolari relativi a salute, accessibilità, allergie o restrizioni alimentari, se volontariamente forniti. | Art. 9, par. 2, lett. a) GDPR (consenso esplicito) e art. 6, par. 1, lett. b) GDPR per l'esecuzione del servizio richiesto | Fino al termine del viaggio e per il tempo strettamente necessario alla chiusura del servizio, salvo obblighi o difesa in giudizio. |
| Inviare comunicazioni promozionali o newsletter, se attivate, oppure promuovere servizi analoghi nei limiti del c.d. soft spam. | Consenso ex art. 6, par. 1, lett. a) GDPR; per soft spam, art. 130, comma 4, Codice Privacy e legittimo interesse del Titolare | Fino a revoca del consenso/opposizione e comunque non oltre 24 mesi dall'ultima interazione promozionale, salvo termini diversi di legge. |
Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari per la fase precontrattuale o contrattuale è indispensabile per poter valutare la richiesta, formulare la proposta, concludere il contratto ed erogare il servizio. L'eventuale rifiuto di fornirli può rendere impossibile l'avvio o la corretta esecuzione della consulenza. Il conferimento di dati particolari relativi a salute, mobilità, allergie, restrizioni alimentari o altre esigenze di accessibilità è facoltativo: tuttavia, il mancato conferimento può limitare la possibilità di personalizzare le raccomandazioni di viaggio.
In conformità a quanto sancito dall'art. 5 del GDPR, i Dati Personali oggetto di Trattamento sono:
I Dati Personali saranno trattati dal Titolare con strumenti automatizzati, elettronici, informatici o telematici, e non automatizzati, su supporto cartaceo. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. Non verranno impiegati processi decisionali automatizzati ex art. 22 del GDPR.
I dati personali possono essere comunicati, nei limiti delle rispettive competenze e solo se necessario, a:
L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento nominati può essere richiesto al Titolare.
Camelia Travel può inserire nei materiali dell'itinerario link di prenotazione, codici promozionali o identificativi di referral/affiliazione. Tali strumenti possono consentire al fornitore o alla piattaforma esterna di attribuire la visita o la prenotazione a Camelia Travel mediante token non personali. Camelia Travel non inserisce sui siti dei fornitori i dati del cliente, non visualizza i dati di pagamento immessi su tali siti e non conclude prenotazioni per conto del cliente. Quando il cliente accede a siti o piattaforme di fornitori terzi e vi effettua prenotazioni, il relativo trattamento dei dati è disciplinato dalla privacy policy del singolo fornitore, che opera quale autonomo titolare del trattamento.
Per l'erogazione dei servizi, Camelia Travel può utilizzare fornitori tecnologici e piattaforme terze quali servizi e-mail e cloud, applicativi di videoconferenza, sistemi di messaggistica, DocuSign e PayPal. Alcuni di tali fornitori possono trattare dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento avviene nel rispetto del GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza della Commissione europea o mediante altre garanzie appropriate, incluse le clausole contrattuali standard ove necessarie.
I Dati Personali vengono conservati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti e sottoposti a Trattamento sulla base delle finalità esposte alla sezione 4 del presente documento. Come principio generale, i Dati Personali verranno conservati per il periodo di tempo necessario all'esecuzione del contratto.
Resta tuttavia inteso che, una volta che sia stato interrotto il rapporto contrattuale (o pre-contrattuale) con Camelia Travel, il Titolare sarà comunque obbligato e/o legittimato a conservare ulteriormente i Dati Personali per determinati adempimenti di legge — in particolare fiscale e tributaria — e per l'eventuale affermazione e/o difesa, anche in sede giudiziaria, dei diritti di Camelia Travel.
In qualità di Interessati, le persone fisiche identificate o identificabili cui si riferiscono i dati trattati potranno esercitare i diritti riconosciuti dalla Normativa Privacy e, in particolare:
Il Titolare del trattamento è tenuto a:
Per esercitare i propri diritti o chiedere chiarimenti sul trattamento dei dati personali, l'interessato può scrivere a dream@cameliatravel.com oppure utilizzare il modulo contatti disponibile sul sito web: https://www.cameliatravel.com/contact.