Last updated: 18 March 2026
These Terms and Conditions (the "Terms") govern:
Camelia Travel reserves the right to amend or update these Terms at any time. In the event of an update, the new version will be published on the official website and/or communicated to the Client by email.
Continued use of the website or the Services, including after publication of any amendments, implies the Client's automatic acceptance of the updated Terms. The Client is therefore advised to review the website periodically to check for any changes to the Terms and Conditions.
The paid Services offered by Camelia Travel are provided exclusively on the basis of a written agreement between the parties, formalised through the DocuSign platform (the "Agreement"). Only the execution of this document makes the consultancy relationship effective and establishes the conditions for the provision of the Services.
A simple request for information, the booking of a consultation, or the exchange of emails does not constitute acceptance of an order nor give rise to a contract for paid Services. The contractual relationship between the Client and Camelia Travel becomes binding exclusively upon formal execution of the Agreement, as provided in the indicated procedure.
At the end of the Welcome Consultation, the Client receives a written Proposal, generally in the form of a presentation, specifying the scope of the service, timing, deliverables, and fees. This document also contains the link to the official Agreement. For paid Services, the conditions set out in the signed Agreement shall prevail over any other document.
In exceptional circumstances, such as illness, emergency, or other causes preventing Camelia Travel from completing the service, cancellation or termination of the Agreement will be promptly communicated to the Client. If cancellation occurs before delivery of the final itinerary, the portion relating to services not yet performed will be refunded, and the material completed up to that point will be sent to the Client. Where possible, Camelia Travel may propose another travel planner or a rescheduling of the services, subject to the Client's consent. Camelia Travel undertakes not to cancel services arbitrarily and to act at all times in good faith in fulfilling its contractual obligations. However, in the event of a breach of the Terms by the Client — such as late payment, lack of cooperation, or abusive conduct — Camelia Travel reserves the right to terminate the service without any obligation to refund work already performed.
Description of the Services: Camelia Travel offers consultancy services aimed at the online planning of travel itineraries. These services include in-depth research, personalised recommendations, and detailed itinerary design, provided exclusively on a consultancy basis. The services are paid and are distinguished by a bespoke approach that takes into account the Client's specific needs, local characteristics, and Camelia Travel's niche expertise.
The proposed itineraries are fully customised and developed using local expertise and in-depth travel industry experience. Camelia Travel advises clients on the best booking options, which must be booked independently by the Client with third-party suppliers. The product offered consists of expert consultancy, curated research, and detailed planning, without any direct involvement in booking or purchasing travel services.
Proposal: the document sent after the Welcome Consultation, defining the scope and details of the trip to be planned.
Itinerary Materials: any itinerary document, PDF, maps, links, recommendations, checklists, notes, or related written/digital materials created by Camelia Travel.
Suppliers: third-party providers (airlines, hotels, rail/bus operators, guides, tour operators, transport companies, restaurants, venues, ticketing/booking platforms, insurers, etc.).
Scope: the scope represents the precise perimeter within which the planning and delivery of the travel-related services are developed. It clearly defines which activities, deliverables, and consultancy Camelia Travel undertakes to provide to the Client and, consequently, which aspects are excluded from the service. Everything that is planned, recommended, or created falls within the scope as specified in the Proposal and the signed Agreement; any element not expressly included in those documents will not be subject to consultancy or management by Camelia Travel.
Trip: the travel project described in the Proposal.
Travel Day: a calendar travel day covered by the scope of the itinerary, counted from the first planned day (including arrival/transfer day if specified in the Proposal and Agreement) through the last planned day (including departure/transfer day if specified). Partial days count as a Travel Day if planned.
Itinerary Changes: any structural or substantial modification to the agreed trip concept, including changes to the total number of travel days, main destination(s), accommodation(s), type/style of travel, or other parameters significantly altering the scope.
Light Adjustments: minor refinements to the itinerary during the trip (e.g. changes in sequence, replacement of recommendations, route recalculation within the same destination, alternatives based on weather changes).
Camelia Travel provides a service exclusively dedicated to personalised travel planning and itinerary design. It does not operate as a travel agency or tour operator and therefore does not undertake booking, purchasing, holding, or paying for flights, accommodations, tours, transport, dining services, tickets, or any other travel arrangements on the Client's behalf. All bookings and related payments are the Client's responsibility and are made directly by the Client with third-party suppliers.
Itinerary planning relates to a curated selection of destinations chosen on the basis of Camelia Travel's direct experience, having lived, worked, or traveled there. The list of destinations may be amended and updated.
All services offered by Camelia Travel are provided exclusively online via email, video calls, and messaging systems. No in-person appointments or consultations are provided.
Camelia Travel structures its personalised consultancy service through a clear path marked by key stages, designed to ensure transparency, consistency with the Client's needs, and maximum quality in the travel design experience.
The first contact between Client and consultant takes place through a Welcome Consultation — a free online session of approximately 30 minutes, preceded by completion of a brief information form. The meeting is intended to align the desired travel style, goals, constraints, timing, and budget, laying the groundwork for a proposal consistent with the Client's individual needs.
Within approximately one week of the Welcome Consultation, the Client receives a detailed Proposal including travel ideas, a budget estimate, and a development timeline. This document makes the travel concept tangible, and also provides the direct link to the Agreement. After signing the Agreement, the Client receives access to the link for payment of the 50% deposit.
The operational trip design phase officially begins after the signing of the Agreement, payment of the 50% deposit, and completion of the Kick-off Meeting. This online meeting serves to confirm the trip scope in detail and is followed, within 24 hours, by a written summary sent to the Client.
The design process is divided into two macro-phases, during which the itinerary is progressively developed and the Client receives periodic updates. The first phase extends from the Kick-off Meeting to the Touchpoint Meeting. The second takes place between the Touchpoint Meeting and the Final Reveal Meeting. These phases include the overall definition of the itinerary, detailed planning of the travel days, and careful selection of accommodations, restaurants, experiences, and logistics.
Halfway through the process, an online Touchpoint Meeting is held, during which the structure and narrative of the itinerary, the proposed accommodations, and the key moments of the trip are presented. The meeting is essential for gathering feedback, calibrating the pace, and redefining priorities. The next 25% payment must be made at least 48 hours before this session.
After final payment (the last 25%, to be paid no later than 48 hours before the Final Reveal Meeting), the concluding online session takes place. The "unlocked" itinerary is delivered, complete with all details concerning suggested suppliers, exact locations, booking links and codes, detailed instructions, interactive maps, contacts, logistical notes, and alternative options.
During the trip, Camelia Travel provides remote support through messaging systems (usually WhatsApp), limited to the permitted Light Adjustments. The support includes quick and simple modifications, without extending to substantial itinerary changes.
At the end of the trip, upon request, a brief debriefing and feedback session may take place.
Design fees are calculated starting from €300 per planned Travel Day and according to scope and complexity (e.g. number of destinations, complexity of connections, number of travelers, accessibility needs, amount of research required, last-minute planning). The cost of the Services will be communicated clearly and transparently in the Proposal and Agreement after the Welcome Consultation.
If a partial consultancy service is requested (e.g. for one city only, accommodations only, restaurants only, or a short "planning sprint"), the fees are quoted on a custom-scope basis and do not necessarily scale linearly with Travel Days.
If last-minute itinerary planning is requested, Camelia Travel may, subject to availability, apply an additional fee and/or reduce the number of meetings provided for review. This will be confirmed in writing in the Proposal and Agreement.
A Proposal/quote and the related Agreement are valid for 14 days from issue, unless a shorter or longer period is stated in the Proposal. After expiry, fees, availability, and timeline may change and a new quote may be required.
Substantial changes to the travel project — such as shifting dates, changing the number of Travel Days, adding or removing travelers, changing destinations, or variations in budget — may make it necessary to prepare a new quote and reschedule the work timeline.
Where an Itinerary Change is requested after signing the Agreement and payment of the deposit, but before the Kick-off Meeting, it is essential that the Client inform Camelia Travel promptly so that a revised Proposal and a new Agreement can be prepared.
If an Itinerary Change is requested more than 48 hours after the Kick-off Meeting, Camelia Travel reserves the right to retain the deposit received and to recalibrate the scope of services offered in light of the revised request.
During the trip, Camelia Travel provides support only for minor itinerary changes, including quick route changes, simple substitutions, timing adjustments, and alternatives related to weather changes. This support excludes major changes such as adding/removing destinations, changing trip duration, or redesigning travel days.
Following the signing of the Agreement, Camelia Travel will send the Client a confirmation email containing a link to a dedicated PayPal payment page, personalised and pre-filled with the Client's name and the amount due. Payment processing takes place exclusively through PayPal systems. Payment may be made via debit/credit card, PayPal, or Apple Pay. Any transaction fees shall be borne by Camelia Travel and deducted directly by PayPal before remittance.
Standard payment schedule (unless otherwise provided in the Agreement):
The start of the work is conditional upon signing of the Agreement, receipt of the required deposit, and completion of the Kick-off Meeting. In the event of late or missing payments, or where the Client is unable to attend the Kick-off Meeting, delays in deliverables will occur and the situation may lead to termination of the contract.
Once work has started, planning and design fees are considered professional service time. Fees are non-refundable, except as required by mandatory law or in the event of failure by Camelia Travel to perform the agreed Services.
Camelia Travel is not responsible for any issues or costs arising from the following circumstances, which fall exclusively under the Client's responsibility:
The Client must provide complete, accurate, and timely information, including personal data, travel dates, budget, and any specific health or accessibility needs.
It is the Client's responsibility to maintain adequate internet access and to have compatible devices for consulting the itinerary, interactive maps, digital documents, third-party apps, and for using messaging support.
The Client is required to make bookings and payments directly with Suppliers, using the Client's own payment methods, and to read and accept the Suppliers' terms and conditions.
Before departure, the Client is responsible for verifying confirmations, dates, names, and booking details.
The Client must obtain and carry all documents necessary for travel, including a valid passport, visas or travel authorisations, and health or vaccination certificates. Camelia Travel may provide general guidance on passports and visas as a courtesy, but it is the Client's responsibility to verify updated entry requirements through official sources for each country in the itinerary.
The Client must consult official government advisories, border and entry guidance, and health information for each destination and transit point.
The purchase of comprehensive travel insurance before departure is strongly recommended. Camelia Travel does not provide insurance and accepts no responsibility for losses that could be mitigated through adequate coverage.
The Client must ensure that they are fit to travel. Any mobility issues, allergies, dietary restrictions, or accessibility needs may be communicated to Camelia Travel during the planning phase. Camelia Travel will use the information received to suggest suitable options where possible, but the Client must always confirm directly with third-party Suppliers.
All prices, availability, menus, opening hours, and other details stated in the Itinerary represent a snapshot updated at the time of consultation or preparation of the offer. Such information is subject to change without notice at the discretion of third-party suppliers.
Camelia Travel undertakes, as far as possible, to enable the Client to identify and select booking options compatible with the stated budget. However, it accepts no responsibility if, between the research phase and the Client's booking, there are sell-outs, price increases, or unavailability of rooms, tickets, tables, or other services.
If a suggested option is no longer available or exceeds the daily budget limits stated in the Proposal, Camelia Travel will propose reasonable alternatives where possible. If the Client decides to cancel a booking, Camelia Travel is not responsible for any payments or deposits lost with suppliers.
During the trip, the support provided is limited exclusively to remote assistance for minor adjustments to the itinerary or recommendations, through agreed messaging channels such as WhatsApp. Such assistance does not include on-site intervention or operational functions beyond remote consultancy.
Support during the trip does not include emergency services, medical or safety assistance, nor does it guarantee continuous 24/7 availability. No on-the-ground agent role is provided, nor is there any possibility of making bookings or payments on behalf of the Client. Negotiations relating to refunds, chargebacks, compensation, or disputes with third-party suppliers are not handled. Response times vary depending on time zones, workload, and connection availability. In the event of an emergency during the trip, it is essential to promptly contact local emergency services, the insurance company, and/or the relevant supplier.
Some of the links and codes provided by Camelia Travel may include tracking identifiers, promotional codes, fare codes, or affiliate parameters, used exclusively for attribution and monitoring purposes. If the Client voluntarily chooses to use such links or codes and completes a booking, Camelia Travel may receive a commission from the Supplier or platform, at no additional cost to the Client. Use of these tools is entirely optional.
Camelia Travel does not view, collect, or store any information entered by the Client on Supplier websites. All data that the Client communicates through such sites are processed exclusively by the Suppliers according to their respective privacy policies.
Camelia Travel may use third-party platforms — such as email providers, video call software, messaging applications, or mapping tools — to deliver its Services. To the fullest extent permitted by law, Camelia Travel accepts no responsibility for possible service interruptions, data loss, platform errors, delays, account restrictions, or technical failures that may occur in connection with the use of such platforms.
The Itinerary and related materials are informational recommendations based on research and experience. Travel is unpredictable and Supplier details may change without notice. Critical details must be checked close to the travel date. Website content is provided "as is" and does not constitute legal, medical, or immigration advice.
The consultancy service is structured so as not to qualify either as an "organiser" of a Package Travel arrangement, or as a "trader facilitating a Linked Travel Arrangement (LTA)", within the meaning of Directive (EU) 2015/2302 and the UK Package Travel and Linked Travel Arrangements Regulations 2018. The Client makes bookings and payments directly with the selected Suppliers. Camelia Travel does not combine services at a global price nor make cumulative payments on behalf of the Client.
Camelia Travel does not own, control, manage, or operate the Suppliers. All contracts, payments, rights, and obligations relating to Supplier services exist exclusively between the Client and the relevant Supplier.
To the fullest extent permitted by law, Camelia Travel shall not be liable for acts, omissions, errors, defaults, negligence, insolvency, delays, cancellations, overbookings, service failures, injury, loss, damage, expense, or inconvenience caused by Suppliers.
Camelia Travel shall not be liable for events beyond its reasonable control, including natural disasters, extreme weather, epidemics/pandemics, government actions (travel bans/quarantines/border closures), war, terrorism, civil unrest, strikes, or other extraordinary circumstances.
The Services and Itinerary Materials are provided "as is", without warranties of any kind (express or implied), including as to accuracy, completeness, fitness, availability, or results. To the fullest extent permitted by law, Camelia Travel shall not be liable for indirect, incidental, special, exemplary, or consequential damages (including loss of profits, loss of enjoyment, or loss of opportunity).
The Client agrees to indemnify and hold Camelia Travel harmless from and against claims, liabilities, damages, losses, and reasonable expenses (including legal fees) arising out of:
All Itinerary Materials and related content produced by Camelia Travel are the intellectual property of Camelia Travel. Camelia Travel retains all rights in the structure, design, and content of the itineraries created. Any feedback or suggestions from the Client incorporated into the itinerary do not confer any ownership rights over the document as a whole.
Unauthorized use of intellectual property may result in termination of the Services and potential legal action. Upon full payment, the Client will receive a personal, non-exclusive, non-transferable license to use the Itinerary Materials exclusively for planning and enjoyment of the Trip and to share them only with the other travel companions expected for the same Trip. Copying, publishing, distributing, selling, reselling, sublicensing, commercially exploiting, or publishing online portions of the Itinerary Materials without prior written consent is prohibited.
Camelia Travel undertakes to process the Client's personal data exclusively for purposes related to the provision of the Services, in full compliance with applicable personal data protection laws, including the General Data Protection Regulation (GDPR). The personal data processed may include contact information, travel preferences, and Trip details. Camelia Travel guarantees that personal data will not be sold to third parties. The procedures and practices adopted by Camelia Travel regarding personal data protection are illustrated in detail in the Privacy Policy.
If you are a consumer resident in the European Union, the European Economic Area, or the United Kingdom, you may have the legal right to withdraw from the contract concluded for distance services within 14 days, subject to specific exceptions provided by law.
By accepting these terms, you request that Camelia Travel begin providing the Services starting 48 hours after the Kick-off Meeting, even before expiry of the withdrawal period. In the event of withdrawal after work has started, you shall be required to pay for the Services already performed up to the date of withdrawal. If the Services have been fully performed during the withdrawal period, with your express consent and acknowledgment, you may lose the right of withdrawal. If you are not an EU/EEA/UK consumer, the 14-day legal right of withdrawal does not apply.
The Client consents to receive communications, invoices, documents, and contractual materials in electronic format (email, WhatsApp or other instant messaging tools, DocuSign, and/or electronic invoicing software). The Client agrees that electronic signatures are legally binding and equivalent to handwritten signatures and that the Agreement may be executed in counterparts in electronic format.
These Terms are governed by Italian law, without prejudice to any mandatory consumer protections where applicable. The parties shall attempt to resolve disputes amicably and in good faith. Unless otherwise required by mandatory consumer protection rules, disputes shall be subject to the exclusive jurisdiction of the Italian courts, in the city where Camelia Travel is based. EU/UK consumers may, where applicable, have access to the EU Online Dispute Resolution platform.
Severability: if any provision is invalid/unenforceable, the remaining provisions shall remain in force.
No waiver: failure to exercise a right does not constitute a waiver.
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I Servizi a pagamento offerti da Camelia Travel vengono erogati esclusivamente sulla base di un accordo scritto tra le parti, formalizzato mediante la piattaforma DocuSign (il "Contratto"). Solo la sottoscrizione di questo documento rende effettivo il rapporto di consulenza e stabilisce le condizioni di fornitura dei servizi.
La semplice richiesta di informazioni, la prenotazione di una consulenza, o lo scambio di email non costituiscono accettazione dell'ordine né danno origine a un contratto per Servizi a pagamento. Il rapporto contrattuale tra Cliente e Camelia Travel diventa vincolante esclusivamente al momento della sottoscrizione formale del Contratto, come previsto dalla procedura indicata.
Al termine della Welcome Consultation, il Cliente riceve una Proposta scritta, generalmente sotto forma di presentazione, nella quale vengono specificati l'ambito del servizio, le tempistiche, i deliverable e i compensi. Tale documento contiene anche il link al Contratto ufficiale. Per i Servizi a pagamento, le condizioni stabilite nel Contratto firmato hanno valore prevalente rispetto a qualsiasi altro documento.
In circostanze eccezionali, quali malattia, emergenza o altre cause che impediscano a Camelia Travel di portare a termine il servizio, l'annullamento o la risoluzione del Contratto verranno comunicati tempestivamente al Cliente. Se l'annullamento avviene prima della consegna dell'itinerario finale, sarà previsto il rimborso della quota relativa alle prestazioni non ancora effettuate, con trasmissione al Cliente del materiale completato fino a quel momento. Qualora possibile, Camelia Travel potrà proporre un altro professionista travel planner o una riprogrammazione dei servizi, previo consenso del Cliente. Camelia Travel si impegna a non annullare i servizi in modo arbitrario e ad agire sempre in buona fede per rispettare le proprie obbligazioni contrattuali. Tuttavia, in caso di violazione dei Termini da parte del Cliente — come il mancato pagamento puntuale, la mancata collaborazione o comportamenti abusivi — Camelia Travel si riserva il diritto di risolvere il servizio senza alcun obbligo di rimborso per il lavoro già svolto.
Descrizione dei Servizi: Camelia Travel offre servizi di consulenza finalizzati alla pianificazione online di itinerari di viaggio. Questi servizi comprendono la ricerca approfondita, la formulazione di raccomandazioni personalizzate e la progettazione dettagliata dell'itinerario, erogati esclusivamente in modalità consulenziale. I servizi sono a pagamento e si distinguono per l'approccio su misura, che tiene conto delle esigenze specifiche del cliente, delle caratteristiche locali e delle conoscenze di nicchia proprie di Camelia Travel.
Gli itinerari proposti sono completamente personalizzati e vengono sviluppati sfruttando la competenza locale e l'esperienza approfondita nel settore travel. Camelia Travel consiglia ai clienti le migliori opzioni di prenotazione, che dovranno essere effettuate autonomamente dal cliente stesso presso i fornitori terzi. Il prodotto offerto consiste in una consulenza esperta, ricerca curata e pianificazione dettagliata, senza alcun intervento diretto nelle prenotazioni o acquisti di servizi di viaggio.
Proposta: il documento inviato dopo la Welcome Consultation, che definisce l'ambito e i dettagli del viaggio da pianificare.
Materiali dell'Itinerario: qualsiasi documento di itinerario, PDF, mappe, link, raccomandazioni, checklist, note o materiali scritti/digitali correlati creati da Camelia Travel.
Fornitori: fornitori terzi (compagnie aeree, hotel, operatori ferroviari/di autobus, guide, tour operator, società di trasporto, ristoranti, location, piattaforme di ticketing/prenotazione, assicurazioni, ecc.).
Ambito: l'ambito rappresenta il perimetro preciso entro cui si sviluppa la pianificazione e la consegna dei servizi legati al viaggio. In altre parole, definisce in modo chiaro quali attività, elaborati e consulenze Camelia Travel si impegna a fornire al cliente e, di conseguenza, quali aspetti restano esclusi dal servizio. Tutto ciò che viene pianificato, raccomandato o creato rientra nell'ambito così come specificato nella Proposta e nel Contratto sottoscritto; al contrario, ogni elemento non espressamente incluso in questi documenti non sarà oggetto di consulenza o gestione da parte di Camelia Travel.
Viaggio: il progetto di viaggio descritto nella Proposta.
Giorno di Viaggio: un giorno di calendario di viaggio coperto dall'ambito dell'itinerario, conteggiato dal primo giorno pianificato (incluso il giorno di arrivo/trasferimento se specificato nella Proposta e nel Contratto) fino all'ultimo giorno pianificato (incluso il giorno di partenza/trasferimento se specificato). Le giornate parziali contano come un Giorno di Viaggio se pianificate.
Modifiche all'Itinerario: qualsiasi modifica strutturale o sostanziale al concept di viaggio concordato, inclusi cambiamenti nel numero totale di giorni di viaggio, destinazione/i principale/i, alloggi, tipologia/stile di viaggio o altri parametri che alterano significativamente l'ambito.
Aggiustamenti leggeri: piccoli affinamenti dell'itinerario durante il viaggio (ad es. variazioni di sequenza, sostituzione di raccomandazioni, ricalcolo del percorso all'interno della stessa destinazione, alternative in base ai cambiamenti del meteo).
Camelia Travel offre un servizio esclusivamente dedicato alla pianificazione personalizzata e alla progettazione di itinerari di viaggio. Non opera come agenzia di viaggi né come tour operator e, di conseguenza, non svolge attività di prenotazione, acquisto, blocco o pagamento di voli, alloggi, tour, trasporti, servizi di ristorazione, biglietteria o qualsiasi altra sistemazione di viaggio per conto del cliente. Tutte le prenotazioni e i relativi pagamenti sono a carico del cliente, che li effettua direttamente con i fornitori terzi.
La pianificazione degli itinerari riguarda una selezione curata di destinazioni, scelte in base all'esperienza diretta di Camelia Travel. L'elenco delle destinazioni può essere soggetto a modifiche e aggiornamenti.
Tutti i servizi offerti da Camelia Travel vengono erogati esclusivamente online tramite email, videochiamate e sistemi di messaggistica. Non sono previsti appuntamenti o consulenze in presenza.
Camelia Travel struttura il proprio servizio di consulenza personalizzata seguendo un chiaro percorso scandito da tappe fondamentali, pensate per garantire trasparenza, coerenza con le necessità del cliente e massima qualità nell'esperienza di progettazione del viaggio.
Il primo contatto tra cliente e consulente avviene tramite una Welcome Consultation, ovvero una sessione online gratuita di circa 30 minuti, preceduta dalla compilazione di un breve modulo informativo. L'incontro è finalizzato ad allineare lo stile di viaggio desiderato, gli obiettivi, i vincoli, le tempistiche e il budget, ponendo così le basi per una proposta coerente con le aspettative e le esigenze individuali.
Entro circa una settimana dalla Welcome Consultation, il cliente riceve una Proposta dettagliata che include idee di viaggio, un preventivo di spesa e una timeline di sviluppo. Questo documento rende concreti il concept e il tono del viaggio, fornendo anche il link diretto al Contratto. Dopo la firma del Contratto, il cliente ottiene l'accesso al link per il pagamento dell'acconto del 50%.
La fase operativa di progettazione del viaggio prende ufficialmente avvio a seguito della firma del Contratto, del pagamento dell'acconto del 50% e dello svolgimento del Kick-off Meeting. Questo incontro online serve a confermare in modo puntuale l'ambito del viaggio e viene seguito, entro 24 ore, dall'invio di un riepilogo scritto al cliente.
Il percorso progettuale si articola in due macro-fasi, durante le quali l'itinerario viene sviluppato progressivamente e il cliente riceve aggiornamenti periodici. La prima fase si estende dal Kick-off Meeting al Touchpoint Meeting. La seconda si svolge tra il Touchpoint Meeting e il Final Reveal Meeting. Queste fasi includono la definizione generale dell'itinerario, la pianificazione dettagliata delle giornate di viaggio e un'accurata selezione di alloggi, ristoranti, esperienze e logistica.
A metà percorso, si tiene una sessione online (Touchpoint Meeting), durante la quale vengono presentate la struttura e la narrativa dell'itinerario, analizzati gli alloggi proposti e i momenti chiave del viaggio. L'incontro è essenziale per raccogliere feedback, calibrare il ritmo e ridefinire le priorità. Il pagamento del successivo 25% deve essere effettuato almeno 48 ore prima di questa sessione.
Dopo il saldo finale (ultimo 25%, da versare entro 48 ore prima del Final Reveal Meeting), si svolge la sessione conclusiva online. In questa occasione viene consegnato l'itinerario "sbloccato", completo di tutti i dettagli relativi ai fornitori suggeriti, posizioni esatte, link e codici di prenotazione, istruzioni dettagliate, mappe interattive, contatti, note logistiche e opzioni alternative.
Durante il viaggio, Camelia Travel fornisce supporto remoto tramite sistemi di messaggistica (solitamente WhatsApp), limitatamente agli Aggiustamenti leggeri consentiti. Il supporto include modifiche rapide e semplici, senza estendersi a variazioni sostanziali dell'itinerario.
Al termine del viaggio, su richiesta, è previsto un breve momento di debrief e raccolta feedback.
I costi di progettazione sono calcolati a partire da €300 per Giorno di Viaggio pianificato e in base ad ambito e complessità (ad es. numero di destinazioni, complessità dei collegamenti, numero di viaggiatori, esigenze di accessibilità, quantità di ricerca richiesta, pianificazione last-minute). Il costo dei Servizi sarà comunicato in modo chiaro e trasparente nella Proposta e nel Contratto dopo la Welcome Consultation.
Se viene richiesto un servizio parziale di consulenza (ad es. per una sola città, solo alloggi, solo ristoranti o breve "planning sprint"), le fee sono preventivate su ambito custom e non devono necessariamente scalare linearmente con i Giorni di Viaggio.
Se viene richiesta la pianificazione last-minute di un itinerario, Camelia Travel potrebbe, previa disponibilità, applicare un costo aggiuntivo e/o ridurre il numero di meeting previsti per la revisione. Sarà confermato per iscritto nella Proposta e nel Contratto.
Una Proposta/preventivo e il relativo Contratto sono validi per 14 giorni dall'emissione, salvo che nella Proposta sia indicato un periodo più breve o più lungo. Dopo la scadenza, costi, disponibilità e timeline possono cambiare e può essere necessario richiedere un nuovo preventivo.
Le modifiche sostanziali al progetto di viaggio — quali lo spostamento delle date, la variazione del numero di Giorni di Viaggio, l'aggiunta o la rimozione di viaggiatori, il cambio delle destinazioni, le variazioni di budget — possono comportare la necessità di redigere un nuovo preventivo e di riprogrammare la timeline dei lavori.
Qualora una Modifica all'Itinerario venga richiesta dopo la firma del Contratto e il versamento dell'acconto, ma prima dello svolgimento del Kick-off Meeting, è essenziale che il Cliente informi tempestivamente Camelia Travel, in modo da predisporre una Proposta revisionata e un nuovo Contratto.
Se una Modifica all'Itinerario viene richiesta oltre quarantotto (48) ore dopo il Kick-off Meeting, Camelia Travel si riserva il diritto di trattenere l'acconto ricevuto e di ricalibrare l'ambito dei servizi offerti in funzione della richiesta revisionata.
Durante il viaggio Camelia Travel fornisce supporto solo per modifiche minori dell'itinerario, inclusi rapidi cambi di percorso, sostituzioni semplici, aggiustamenti di timing e alternative legate ai cambiamenti del meteo. Questo supporto esclude modifiche maggiori come aggiungere/rimuovere destinazioni, cambiare durata del viaggio o riprogettare le giornate.
Successivamente alla firma del Contratto, Camelia Travel invierà al Cliente una email di conferma contenente un link a una pagina di pagamento PayPal dedicata. L'elaborazione del pagamento avviene esclusivamente tramite i sistemi PayPal, garantendo che Camelia Travel non abbia accesso ai dati della carta o alle informazioni di pagamento personali del Cliente. Il pagamento potrà essere effettuato attraverso carta di debito/credito, PayPal o Apple Pay. Eventuali commissioni di transazione saranno a carico di Camelia Travel.
Calendario di pagamento standard (salvo diversa previsione nel Contratto):
L'avvio del lavoro è subordinato alla firma del Contratto, al ricevimento dell'acconto richiesto e al completamento del Kick-off Meeting. In caso di pagamenti tardivi o mancanti, oppure qualora il Cliente non sia in grado di partecipare al Kick-off Meeting, si verificheranno ritardi nei deliverables e la situazione potrebbe portare alla risoluzione del contratto.
Una volta avviato il lavoro, i costi di pianificazione e progettazione sono considerati come tempo di servizi professionali. I costi non sono rimborsabili, salvo quanto previsto dalle norme imperative o in caso di mancato svolgimento dei Servizi concordati da parte di Camelia Travel.
Camelia Travel non è responsabile per eventuali problemi o costi derivanti dalle seguenti circostanze, che ricadono esclusivamente sotto la responsabilità del Cliente:
Il Cliente deve fornire informazioni complete, accurate e tempestive, inclusi dati personali, date di viaggio, budget ed eventuali esigenze specifiche di salute o accessibilità.
È responsabilità del Cliente mantenere un accesso a Internet adeguato e disporre di dispositivi compatibili per consultare i link presenti nell'itinerario, mappe interattive, documenti digitali, app di terze parti e per usufruire del supporto via messaggistica.
Il Cliente è tenuto a effettuare le prenotazioni e i pagamenti direttamente presso i Fornitori, utilizzando i propri metodi di pagamento, e a leggere e accettare i termini e condizioni proposti dai Fornitori stessi.
Prima della partenza, il Cliente è responsabile della verifica delle conferme, delle date, dei nominativi e dei dettagli delle prenotazioni.
Il Cliente deve ottenere e portare con sé tutti i documenti necessari per il viaggio, tra cui passaporto valido, visti o autorizzazioni di viaggio e certificazioni sanitarie o vaccinali. Camelia Travel può fornire indicazioni generali su passaporto e visti come cortesia, ma è responsabilità del Cliente verificare i requisiti di ingresso aggiornati presso fonti ufficiali per ogni Paese dell'itinerario.
Il Cliente deve consultare gli avvisi ufficiali governativi, le indicazioni relative a frontiere e ingresso, nonché le informazioni sanitarie per ogni destinazione e punto di transito.
Si raccomanda fortemente l'acquisto di un'assicurazione di viaggio completa prima della partenza. Camelia Travel non fornisce assicurazione e non si assume responsabilità per perdite mitigabili tramite adeguata copertura.
Il Cliente deve assicurarsi di essere idoneo a viaggiare. Eventuali problemi di mobilità, allergie, restrizioni alimentari o esigenze di accessibilità possono essere comunicati a Camelia Travel in fase di pianificazione. Camelia Travel utilizzerà le informazioni ricevute per suggerire, ove possibile, alloggi, trasporti e ristoranti adeguati, ma il Cliente deve sempre confermare direttamente con i Fornitori terzi.
Tutti i prezzi, le disponibilità, i menù, gli orari di apertura e altri dettagli relativi ai servizi proposti nell'Itinerario rappresentano una fotografia aggiornata al momento della consultazione o della preparazione dell'offerta. Tali informazioni sono soggette a variazioni senza preavviso.
Camelia Travel si impegna, nei limiti del possibile, a consentire al Cliente di individuare e selezionare opzioni di prenotazione compatibili con il budget dichiarato. Tuttavia, non si assume alcuna responsabilità qualora, tra la fase di ricerca e la prenotazione da parte del Cliente, si verifichino esaurimenti di disponibilità, aumenti di prezzo o indisponibilità.
Nel caso in cui un'opzione suggerita dovesse risultare non più disponibile o superare i limiti di budget, Camelia Travel proporrà alternative ragionevoli ove possibile. Se il Cliente decide di cancellare una prenotazione, Camelia Travel non risponde di eventuali pagamenti o acconti persi presso i fornitori.
Durante il viaggio, il supporto fornito si limita esclusivamente ad assistenza remota per piccoli aggiustamenti dell'itinerario o delle raccomandazioni, tramite canali di messaggistica concordati come WhatsApp. Tale assistenza non prevede interventi diretti sul luogo né funzioni operative al di fuori della consulenza remota.
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